Privacy statement
Uw werkgever is aangesloten bij de gecertificeerde arbodienst REMEDIE ARBO Voor de Verzuimbegeleiding van uw zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers maakt uw werkgever gebruik van onze dienstverlening. Dit betekent automatisch dat wij
persoonsgegevens over u verwerken. In dit privacy statement leest u hoe en waarom we dit doen, om welke gegevens het gaat en met welke partijen wij deze informatie kunnen delen. Maar ook wat uw rechten zijn, bijvoorbeeld als u gegevens over uzelf wilt inzien of wijzigen.
REMEDIE ARBO, verwerkt uw persoonsgegevens. REMEDIE ARBO wordt gefaciliteerd door EVI-Facilities B.V. De functionaris gegevensbescherming van EVI-Facilities ziet erop toe dat verwerking van persoonsgegevens volgens de wettelijke regels
gebeurt. Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie? Neem dan contact op met de Privacy Officer van REMEDIE ARBO, herbert@remediearbo.nl. Of met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van EVI-facilities, bvelswijk@evigroep.nl
REMEDIE ARBO verwerkt uw persoonsgegevens omdat uw (ex-)werkgever ervoor heeft gekozen om een Arbodienstverleningsovereenkomst af te sluiten met REMEDIE ARBO. Dit betekent dat de inzet van de bedrijfsarts, preventie en verzuimbegeleiding vanuit REMEDIE ARBO.B.V. bij preventieve vraagstukken ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt geïnitieerd. Uw (ex-)werkgever heeft ons ingeschakeld om de begeleiding en eventueel uitbetaling uit te voeren. Wij kunnen deze taken alleen uitvoeren door persoonsgegevens te verwerken. Uw (ex-) werkgever heeft daarom uw persoonsgegevens aan REMEDIE ARBO verstrekt. Gedurende de begeleiding kan REMEDIE ARBO u vragen om zelf ook persoonsgegevens te verstrekken. Uw (ex-)werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder het verstrekken van die gegevens aan REMEDIE ARBO Uw (ex-)werkgever heeft u ingelicht over het verstrekken van persoonsgegevens aan REMEDIE ARBO
Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door REMEDIE ARBO kunnen de volgende rechtsgronden gelden:
Uw (ex-) werkgever heeft uw persoonsgegevens aan REMEDIE ARBO verstrekt om ons in staat te stellen namens hem de begeleiding bij preventieve vraagstukken, ziekte of arbeidsongeschiktheid te verzorgen. Mogelijk vragen wij u bij uw contacten met REMEDIE ARBO om persoonsgegevens te verstrekken die uw (ex-) werkgever nog niet aan ons heeft doorgegeven.
Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar wij kunnen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden de volgende persoonsgegevens over u verwerken:
Persoons- en administratieve gegevens:
Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen REMEDIE ARBO.
Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen. Voor zover de verwerking daarvan gebeurt door artsen (en andere leden van functionele teams) geldt dat die verwerkingen zijn toegestaan met het oog op uw behandeling of verzorging. In andere gevallen worden medische gegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving, voor uw re-integratie, en voor begeleiding in verband met uw ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het feit dat u ziek bent (geweest) en eventueel wat de aard van die ziekte is.
8. Wanneer en waarvoor verwerken wij uw Burgerservicenummer
Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) alleen als dat wettelijk is voorgeschreven. Uw BSN is in elk geval noodzakelijk in de volgende
gevallen:
- Om een ziekteaangifte en eventuele herstelmelding te doen bij UWV
- Bij de controle van gegevens bij UWV
- Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen REMEDIE ARBO.
Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een beperkt aantal partijen, en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving en/of wettelijk is voorgeschreven. De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens
kunnen doorgeven zijn:
Op grond van de Europese wetgeving worden uw persoonsgegevens alleen in Nederland of in Europese lidstaten verwerkt.
De werkwijze van REMEDIE ARBO is volledig geautomatiseerd. Echter, de meeste medische informatie van een huisarts of specialist ontvangen wij per brief. Papieren documenten worden na ontvangst door ons toegevoegd aan ons digitaal verzuimsysteem. Papieren documenten worden na toevoeging aan ons verzuimsysteem direct vernietigd. Om toegang te krijgen tot ons digitaal verzuimsysteem is naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede manier van identificeren verplicht (twee factorauthenticatie). De gebruiker ontvangt na het intypen van
de gebruikersnaam een wachtwoord een code om in te kunnen loggen. Het verzuimsysteem voldoet ook aan de andere beveiligingseisen die in de privacywetgeving zijn neergelegd en is ISO 27001 gecertificeerd. Bij werkgevers zijn de NAW-gegevens en gegevens die betrekking hebben op uw dienstverband, gekoppeld met het personeelsregistratiesysteem van uw werkgever. Dit om er samen voor te zorgen dat uw meest recente gegevens bij ons bekend zijn. Indien REMEDIE ARBO onverhoopt geconfronteerd wordt met (het vermoeden) van een datalek, dan volgt zij een gecertificeerde procedure datalekken.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
REMEDIE ARBO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan is, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is dus niet alleen afhankelijk van de aard van de gegevens, maar ook van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Dit betekent ook dat de bewaartermijn per doel kan verschillen. REMEDIE ARBO kiest binnen deze kaders altijd voor de kortst mogelijke bewaartermijn.
U heeft het recht REMEDIE ARBO te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Ook kunt u om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen om de gegevens die wij over u hebben verzameld aan u over te dragen. Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u uw verzoek met uw naam en contactgegevens sturen aan
onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement. Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Kan REMEDIE ARBO dit niet (volledig) vaststellen, dan kunnen we u vragen om uw verzoek nader toe te lichten. REMEDIE ARBO zal in principe binnen vier weken op uw verzoek reageren. Voldoen wij niet aan uw verzoek, dan krijgt u een bericht met een toelichting waarom dit zo is.
U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen als u vindt dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verzoeken u vriendelijk om hiervoor gebruik te maken van het klachtenformulier op onze website. REMEDIE ARBO neemt iedere klacht serieus en reageert binnen 2 werkdagen. De klachtenprocedure is te vinden op de website. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over de procedure leest u op de website van deze toezichthouder.
Voor vragen of suggesties naar aanleiding van dit privacy statement kunt u terecht bij onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement.
REMEDIE ARBO kan dit Privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak, of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. EVI-Facilities raadt u daarom aan het Privacy statement regelmatig op wijzigingen na te lezen.
Deze versie dateert van 1 juni 2021.
Bijlagen
Matrix toegang categorieën persoonsgegevens 9 december 2019, versie 1 Pagina-einde
BIJLAGE A. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS
Algemeen
REMEDIE ARBO of de door REMEDIE ARBO ingeschakelde personen verwerken persoonsgegevens van betrokkene die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar activiteiten conform de onderliggende overeenkomst en haar wettelijke taken. Er is een onderscheid in categorieën van gegevens naar het doel waarvoor deze gegevens mogen worden verwerkt. Voor alle gegevens geldt dat deze alleen verwerkt mogen
worden voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verkregen worden. Persoonsgegevens die verwerkt zouden kunnen worden, mits noodzakelijk voor de uitvoering van de onderliggende overeenkomst en de daaraan gekoppelde doelen betreffen:
Categorie A-gegevens Dit zijn de gegevens die een rol spelen bij de overeenkomst tussen de arbodienst en
werkgever. Het zijn hoofdzakelijk proces- en administratieve gegevens, en enkele gegevens over de gezondheid, die de werkgever, de verzuimverzekeraar in de hoedanigheid van claimbeoordelaar, de Casemanager en de arbodienst/bedrijfsarts mogen verwerken. Hiertoe behoren onder meer:
Categorie B-gegevens
Dit zijn gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer. Tot categorie B-gegevens behoren onder meer:
Categorie C-gegevens
Dit zijn de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door de arbodienst of de medisch adviseur (bedrijfsarts/verzekeringsarts) worden verwerkt. In het proces rondom verzuim en arbeidsongeschiktheid is de verwerking van deze gegevens voorbehouden aan de arbodienst of de medisch adviseur. Voor een goede uitvoering van de re-integratie/interventie kan het soms noodzakelijk zijn om over gegevens uit de categorie C te beschikken. De arbodienst/bedrijfsarts vergewist zich dan van de noodzaak van de voor dat doel
te verstrekken gegevens en informeert de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer over de informatieverstrekking. Er hoeft geen toestemming van de werknemer te worden gevraagd. De arbodienst/bedrijfsarts informeert de werknemer in het eerstvolgende spreekuurcontact, waarna de informatieverstrekking plaatsvindt.
Tot categorie C-gegevens behoren onder meer:
Categorie D-gegevens
Dit zijn algemene gegevens van de werkgever en betrokkene.
Hiertoe behoren onder meer:
BIJLAGE B. TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS
Autorisatieschema:
Verklaring
van de gebruikte letters en tekens:
R = raadplegen
M = raadplegen, invoeren/muteren
V = raadplegen, invoeren/muteren en verwijderen
- = geen toegang